Fase Penciptaan Arsip Organisasi dalam Daur Hidupnya

Arsip-arsip dalam suatu organisasi perlu dikelola dengan baik. Daur hidup arsip perlu diketahui untuk memaksimalkan pengelolaannya. Dalam daur hidup tersebut, ada tahap yang dinamakan fase penciptaan arsip.

Fase ini merupakan tahap awal dari daur hidup arsip. Tentu tahap tersebut perlu dilakukan dengan baik sebelum melanjutkan tahap-tahap selanjutnya.

Arsip merupakan bukti dalam berbagai bentuk yang memuat informasi tentang suatu kegiatan atau peristiwa. Organisasi perlu memiliki arsip dalam kegiatan tertentu agar mempunyai bukti kuat yang dapat dipertanggungjawabkan kelak.

Arsip tak hanya sekadar disimpan, namun juga perlu dikelola dengan baik. Dalam pengelolaannya, daur hidup arsip patut dipahami agar berjalan dengan maksimal.

Menurut situs Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Surabaya, dispusip.surabaya.go.id, Read dan Ginn sebagai ahli pernah menyatakan bahwa daur hidup arsip adalah masa hidup arsip. Daur ini memuat lima tahap yang diawali dengan fase penciptaan arsip.

Masih dalam situs yang sama dijelaskan bahwa fase penciptaan meliputi pembuatan dokumen, rekaman, atau catatan. Pembuatan ini bisa dilakukan dalam lingkup individua tau organisasi yang selanjutnya akan diarsipkan.

Pembuatan arsip ini perlu dilakukan dengan baik. Jadi, arsip tersebut bisa dipahami secara mudah suatu hari nanti jika dibutuhkan.

Selaras dengan yang telah disebutkan sebelumnya, ada empat tahap lain dalam daur hidup arsip. Berikut urutannya setelah penciptaan arsip.

Setelah dibuat, arsip akan distribusikan dengan berbagai cara. Jadi, informasi dari suatu arsip bisa sampai ke pengguna.

Sesuai namanya, pengguna akan mengakses informasi dari arsip ini. Informasi tersebut juga bisa dmanfaatkan sebagai bahan peninjauan.

Arsip perlu dilindungi dan dirawat. Jadi, arsip bisa segera dicari dan diakses bila seseorang membutuhkannya suatu hari nanti.

Tahap terakhir adalah pemusnahan. Tahap ini terjadi bila bentuk atau informasi dalam suatu arsip sudah tidak bernilai lagi.

Demikian ulasan mengenai fase penciptaan arsip. Dapat diketahui bahwa fase tersebut adalah tahap pertama dalam daur hidup arsip yang selanjutnya dapat diikuti oleh empat tahap lainnya. (LOV)