Umur Simpan Arsip Pengadaan dan Tujuan Retensi

Ilustrasi Umur Simpan Arsip Pengadaan. Sumber: Unsplash/Arisa Chattasa

Data dan arsip pengadaan merupakan aset penting dalam sebuah instansi pemerintahan. Meskipun demikian, arsip tidak disimpan selamanya. Setiap data tersebut memiliki umur simpan arsip pengadaan.

Oleh karena itu, dibutuhkan retensi arsip. Adanya retensi arsip dapat membantu dalam mengatur masa penyimpanan arsip di instansi.

Ketahui Umur Simpan Arsip Pengadaan di Instansi

Ilustrasi Umur Simpan Arsip Pengadaan. Sumber: Unsplash/Age Cymru

Dikutip dari situs peraturan.bpk.go.id, retensi arsip adalah jangka waktu penyimpanan yang wajib dilakukan terhadap suatu jenis arsip. Setelah masa penyimpanan telah melewati batas waktu, maka arsip akan dimusnahkan karena sudah tidak memiliki nilai guna lagi.

Namun, terdapat beberapa arsip yang akan disimpan secara permanen. Arsip-arsip yang memiliki nilai una permanen wajib diserahkan kepada Arsip Nasional Republik Indonesia atau ANRI sebagai bukti pertanggungjawaban.

Lantas, berapa umur simpan arsip pengadaan? Berdasarkan Peraturan Nasional Republik Indonesia Nomor 8 Tahun 2022 Tentang Jadwal Retensi Arsip di Lingkungan Arsip Nasional Republik Indonesia, berikut jangka waktu penyimpanan atau retensi arsip pengadaan belanja barang dan jasa (kontraktual):

• RAB: 2 tahun setelah tindak lanjut hasil pemeriksaan selesai dan dimusnahkan

• Rekening koran: 2 tahun setelah tindak lanjut hasil pemeriksaan selesai dan dimusnahkan

• Harga Perkiraan Sendiri (HPS) + rincian & spek teknis barang: 2 tahun setelah tindak lanjut hasil pemeriksaan selesai dan dimusnahkan

• Rincian & spek penawaran: 2 tahun setelah tindak lanjut hasil pemeriksaan selesai dan dimusnahkan

• Berita Acara Hasil Pengadaan Langsung (BAHPL): 2 tahun setelah tindak lanjut hasil pemeriksaan selesai dan dimusnahkan

• Undangan + Rincian & Spek teknis: 2 tahun setelah tindak lanjut hasil pemeriksaan selesai dan dimusnahkan

• Surat penawaran: 2 tahun setelah tindak lanjut hasil pemeriksaan selesai dan dimusnahkan

• Pakta Integritas: 2 tahun setelah tindak lanjut hasil pemeriksaan selesai dan dimusnahkan

Tujuan Retensi Arsip

Ilustrasi Umur Simpan Arsip Pengadaan. Sumber: Unsplash/Anastassia Anufrieva

Retensi arsip memiliki sejumlah tujuan. Seperti untuk memastikan bahwa seluruh arsip yang disimpan oleh instansi masih memiliki guna. Berikut beberapa tujuan dari retensi arsip.

1. Mengurangi Volume Arsip

Retensi arsip memiliki tujuan untuk mengurangi banyaknya data di tempat penyimpanan. Setiap arsip yang sudah tidak memiliki nilai guna akan dimusnahkan saat jadwal retensi. Dengan demikian, instansi dapat menghemat ruang penyimpanan arsip.

2. Melindungi Aset

Retensi arsip bertujuan untuk menjaga data serta berbagai bukti yang penting bagi instansi. Oleh karena itu, jadwal retensi rutin dapat memastikan bahwa informasi penting tidak rusak atau hilang.

3. Menjamin Ketersediaan Informasi

Arsip yang memiliki nilai guna permanen akan disimpan. Sebaliknya, arsip-arsip yang sudah tidak memiliki nilai guna akan dimusnahkan. Arsip penting perlu disimpan bukan tanpa alasan. Alasannya adalah menjamin tersedianya informasi serta sebagai dasar dalam pengambilan keputusan.

Baca juga: Penjelasan Mengapa Arsip Menjadi Sumber Sejarah Primer

Umur simpan arsip pengadaan sekitar dua tahun. Setelah masa penyimpanan habis, arsip atau data yang tidak memiliki nilai guna akan dimusnahkan. (FAR)