Jangka Waktu Penyimpanan yang Wajib Dilakukan terhadap Suatu Arsip Disebut Apa?

Jangka waktu penyimpanan yang wajib dilakukan terhadap suatu jenis arsip disebut. Foto hanya ilustrasi. Sumber foto: Unsplash/Wesley

Jangka waktu penyimpanan yang wajib dilakukan terhadap suatu jenis arsip disebut dengan istilah tertentu. Setiap arsip, baik itu surat, laporan, maupun data penting, punya batas waktu tertentu untuk disimpan sebelum bisa dimusnahkan atau dipindahkan.

Bila disimpan terlalu lama, bisa menumpuk dan bikin ruang kerja berantakan. Akan tetapi bila dibuang terlalu cepat, bisa-bisa data penting hilang saat masih dibutuhkan.

Jangka Waktu Penyimpanan yang Wajib Dilakukan terhadap Suatu Arsip Disebut Apa? Ini Jawabannya

Jangka waktu penyimpanan yang wajib dilakukan terhadap suatu jenis arsip disebut. Foto hanya ilustrasi. Sumber foto: Unsplash/Arisa

Jangka waktu penyimpanan yang wajib dilakukan terhadap suatu jenis arsip disebut retensi arsip. Retensi ini ditentukan berdasarkan nilai guna dari arsip tersebut.

Nilai guna ini didasarkan pada dibutuhkannya arsip tersebut dalam kegiatan sehari-hari, untuk keperluan hukum, administratif atau tidak, atau hanya sebagai bahan pertanggungjawaban di masa depan. Tidak semua arsip disimpan selamanya.

Ada yang hanya perlu disimpan selama satu tahun, lima tahun, atau bahkan sampai puluhan tahun, tergantung jenis dan tujuannya. Retensi arsip sangat penting agar dokumen tidak menumpuk tanpa arah.

Penentuan berapa lama suatu arsip harus disimpan ditetapkan berdasarkan nilai guna arsip tersebut. Lama waktu penyimpanan ini merupakan gabungan dari masa arsip aktif dan masa arsip tidak aktif.

Dikutip dari situs resmi jdih.maritim.go.id, secara umum, ada tiga pola waktu yang digunakan.

• Pertama, arsip yang berguna untuk keperluan administrasi disimpan selama 2 tahun.

• Kedua, arsip yang memiliki nilai hukum, ilmu pengetahuan, atau teknologi disimpan selama 5 tahun.

• Ketiga, arsip yang berkaitan dengan pertanggungjawaban keuangan, termasuk catatan keuangan, bukti pembukuan, dan dokumen pendukung administrasi keuangan, disimpan selama 10 tahun karena menjadi bagian penting dari sistem pembukuan.

Jika semua arsip disimpan terus-menerus tanpa ada batas waktu, ruang penyimpanan akan cepat penuh dan menyulitkan pencarian dokumen penting yang benar-benar dibutuhkan. Itulah mengapa setiap organisasi, baik kantor pemerintah maupun swasta, perlu memiliki jadwal retensi arsip yang jelas.

Jadwal ini biasanya dibuat berdasarkan pedoman dari lembaga arsip nasional atau aturan internal yang disesuaikan dengan kebutuhan masing-masing lembaga. Dengan memahami retensi arsip, seseorang jadi tahu kapan suatu dokumen bisa dimusnahkan dan kapan harus dipindahkan.

Baca juga: Contoh Soal Memproses Dokumen Sesuai dengan Prosedur untuk Tertib Administrasi

Jangka waktu penyimpanan yang wajib dilakukan terhadap suatu jenis arsip disebut retensi arsip. Tanpa aturan retensi yang jelas, pengelolaan arsip bisa menjadi semrawut dan merugikan banyak pihak. (Gin)