4 Instrumen Kearsipan yang Digunakan dalam Pemeliharaan Arsip

Ilustrasi untuk Instrumen Kearsipan yang Digunakan dalam Pemeliharaan Arsip adalah. Sumber: Pexels/Cottonbro

Salah satu instrumen kearsipan yang digunakan dalam pemeliharaan arsip adalah tata naskah dinas. Selain tata naskah dinas, masih ada beberapa instrumen kearsipan lainnya yang juga penting untuk dipahami.

Instrumen kearsipan berfungsi untuk melindungi arsip dari kerusakan, memudahkan penyimpanan dan pencarian arsip, serta menjamin kelengkapan arsip. Oleh karena itu, instrumen kearsipan perlu untuk dipelajari.

Instrumen Kearsipan yang Digunakan dalam Pemeliharaan Arsip adalah Tata Naskah Dinas

Ilustrasi untuk Instrumen Kearsipan yang Digunakan dalam Pemeliharaan Arsip adalah. Sumber: Pexels/Element5

Mengutip dari Kearsipan SMK/MAK Kelas X. Program Keahlian Manajemen Perkantoran. Kompetensi Keahlian Otomatisasi dan Tata Kelola Perkantoran (Edisi Revisi), Pramono (2021:13), kearsipan (filing) adalah suatu proses pengaturan dan penyimpanan bahan-bahan secara sistematis sehingga bahan tersebut dapat dicari atau diketahui tempatnya dengan cepat.

Instrumen kearsipan yang digunakan dalam pemeliharaan arsip adalah tata naskah dinas, klasifikasi arsip, jadwal retensi arsip, serta sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip. Berikut penjelasannya.

1. Tata Naskah Dinas

Tata naskah dinas adalah pedoman untuk pembuatan, penggunaan, dan pengelolaan naskah dinas. Tujuan tata naskah dinas adalah untuk menciptakan penulisan dan format naskah dinas yang seragam. Dengan demikian, naskah dinas akan lebih mudah dipahami.

2. Klasifikasi Arsip

Klasifikasi arsip merupakan struktur fungsi yang disusun dengan sistematis dan logis. Klasifikasi arsip juga dapat diartikan sebagai penggolongan naska dinas berdasarkan masalah. Klasifikasi arsip adalah pedoman untuk pengaturan, penataan, dan penemuan kembali arsip.

3. Jadwal Retensi Arsip (JRA)

Jadwal retensi arsip merupakan daftar yang berisi retensi atau jangka waktu penyimpanan, jenis-jenis arsip, dan keterangan mengenai rekomendasi penetapan jenis arsip dimusnahkan, dinilai kembali, atau dibuat secara permanen.

Arsip permanen adalah arsip yang disimpan untuk selamanya karena memiliki nilai sejarah. Sedangkan, arsip musnah adalah arsip yang dimusnahkan setelah disimpan dalam periode tertentu dan sudah tidak memiliki nilai guna.

Adapun arsip dinilai kembali adalah arsip yang dinilai ulang setelah beberapa lama. Arsip yang dinilai ulang ini bisa dimusnahkan atau dibuat permanen.

4. Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip

Klasifikasi keamanan dan akses arsip merupakan dasar untuk melindungi segala hak dan kewajiban pencipta arsip serta publik dalam mengakses arsip. Tujuan instrumen ini adalah untuk menjaga kerahasiaan informasi dan memberikan akses untuk pihak yang berhak.

Baca juga: Jangka Waktu Penyimpanan yang Wajib Dilakukan terhadap Suatu Arsip Disebut Apa?

Instrumen kearsipan yang digunakan dalam pemeliharaan arsip adalah tata naskah dinas, klasifikasi arsip, jadwal retensi arsip, serta sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip. Semoga bisa menambah wawasan. (KRIS)